凡例，亦稱例言、義例、略例、總例、敘例、發(fā)凡，或稱編輯說明、出版說明等。它是用來說明著述宗旨、規(guī)范編纂體例的文字，是作者必須嚴格遵奉的法規(guī)?！?/p>
一 凡例的內(nèi)容構(gòu)成
各志書凡例條款設(shè)置及文字表述各不相同，但僅就其適用范圍區(qū)分，一般又由通例、分例、特例三部分構(gòu)成。通例類條款對全志各部分普遍具有約束力。如：指導思想、結(jié)構(gòu)層次、縱橫關(guān)系、語言章法、計量單位、數(shù)字書寫、標點符號等各項事關(guān)全書整齊劃一的內(nèi)容都屬通例范疇。分例類條款也有的稱其為專例。即凡例中僅對某些內(nèi)容和某些分志具有約束力的條款。如：對述、記、志、傳、圖、表、錄等各種體裁形式的運用、部分分志設(shè)立的依據(jù)和書中輯錄重點的說明等，均屬分例范疇。特例類條款專門交代志書中一些特殊問題的處理原則及方法。如《張家口市志》[1]“凡例”第四條即明確交代，“按本市實地情況，日偽（淪陷）時期為1937年8月24日至1945年8月22日；第一次解放時期為1945年8月23日至1946年9月10日；第二次解放時間為1948年12月24日；1946年9月11日至1948年12月23日為國民黨統(tǒng)治時期”。志書凡例中諸如此類的規(guī)定和說明即屬“特例”。在凡例內(nèi)容構(gòu)成上，也有學者依據(jù)各條款功能作用將其劃分為原則性條款、技術(shù)性條款和說明性條款三類。
綜合各志和一些學者的意見，新志編修凡例似應(yīng)包括以下16項內(nèi)容?！?/p>
?。ㄒ唬┲笇枷肱c編纂原則
《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》第三條規(guī)定：“編纂地方志必須以馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論為指導”，這是編寫、審定志稿必須自始至終認真恪守的最重要的準則，亦是衡量新編志書質(zhì)量的最基本的標準。因此，在志書凡例第一條必須明確交代。此外，“三個代表”重要思想和關(guān)于堅持科學發(fā)展觀，蘊含著豐富的馬克思主義理論內(nèi)涵，具有鮮明的時代特征和普遍的指導意義，也應(yīng)該寫入續(xù)修志書的指導思想。這樣，續(xù)志指導思想即由馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想及科學發(fā)展觀構(gòu)成。在明確指導思想的基礎(chǔ)上，還可以順勢闡述志書編纂中必須遵循的某些重要原則。如：首輪志書凡例在指導思想一條多有“立足當代，統(tǒng)合古今”、“詳今明古，詳近略遠，以新中國成立后為記述重點”等編纂原則的闡述，在續(xù)志中又多有“實事求是，存真求實，客觀公正，秉筆直書”等編纂原則的說明?！?/p>
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記述范圍本應(yīng)包括時間和空間兩個方面，因時間斷限通常單列一條，故此處僅指地域范圍。志書凡例交代記述范圍，可給讀者一個明確的空間概念。如續(xù)志斷限內(nèi)境域變化不大，即使不界定也不會引起疑問的地方則可以省略不寫。但斷限內(nèi)由地區(qū)改市、縣改市或改區(qū)以及地市合并的地方就應(yīng)有所交代。衡水市于1996年由衡水地區(qū)改建而來，《衡水市志》[2]“凡例”即在“記述范圍”一條明確：“本志以衡水市1996年行政區(qū)劃為記述范圍。曾經(jīng)隸屬衡水市或衡水市現(xiàn)轄縣（市）區(qū)而后又劃出之區(qū)域，一般不再系統(tǒng)記述?！薄?/p>
?。ㄈr間斷限
時間斷限不但要明確志書上斷下限時間規(guī)定，還應(yīng)交代如此確定斷限的依據(jù)。從當前續(xù)志啟動情況看，在確定續(xù)志上限時間問題上已有三種意見：一是與上屆志書接軌，以前志下限為續(xù)志上限。二是主張原則規(guī)定與靈活處理相結(jié)合，即原則上以前志下限為續(xù)志上限，志稿編撰時從記述事物的整體性出發(fā)，對改革開放等內(nèi)容可適當上溯到中共十一屆三中全會召開，并對前志所記內(nèi)容進行必要的補漏和糾誤。三是主張以中共十一屆三中全會召開的1978年為上限，理由是可以系統(tǒng)、充分地反映改革開放的歷程和成就。多數(shù)續(xù)志屬于第二種。如《井陘縣志（1985～2004）》[3]，其斷限就規(guī)定“記事時限與1986年版《井陘縣志》之下限1984年相接，上限起于1985年，為保持記事的連續(xù)性，對重要事項適當上溯；下限斷至2004年，重大事項延至擱筆”。
?。ㄋ模┙Y(jié)構(gòu)層次
結(jié)構(gòu)層次亦即志書的基本框架，通常包括志書的篇目體式、框架結(jié)構(gòu)、分類方法、層次劃分以及某些篇章的主要構(gòu)成或設(shè)置企圖。《武強縣志》[4]“凡例”此條寫為“首設(shè)概述，綜敘縣情，總攝全志。次為大事記，勾勒脈絡(luò)。之后，按照事物類別分設(shè)建置區(qū)劃、自然環(huán)境、經(jīng)濟、政治、軍事、文化、民情習俗、人物、雜記9編。編下設(shè)章、節(jié)、目”?！?/p>
（五）體裁形式
體裁形式，就是向讀者說明因記述對象的內(nèi)容和性質(zhì)需要而采用的各種表述形式。就一部志書來說，所用體裁主要有述、記、志、傳、圖（含照片）、表、錄7種，而具體運用中又以志為主。續(xù)修志書大多沿用這7種體裁形式，也有志書認為，“專記”和“人物簡介”不在上述7種之內(nèi)，應(yīng)各自作為一種體裁形式交代。
?。┱Z言文體
《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》第十五條要求，“地方志的文體，采用規(guī)范的語體文。行文力求樸實、簡練、流暢”。此條在交代這一語言文體的同時，還可順勢交代志書編寫中各種體裁在行文章法方面的體例要領(lǐng)?！缎吓_縣志》[5]“凡例”這一條的寫法就比較全面。他們這樣寫道：“主要采用記敘文體，只記事實，不作評論，寓觀點于材料之中。概述采用論述體，有述有議，述議結(jié)合。大事記采用編年體，兼以紀事本末體。”
?。ㄆ撸┘o年方法
凡例中的紀年方法條款可包括兩方面內(nèi)容，一是明確規(guī)定不同歷史時期的紀年方法；二是屬于紀年方面的時間概念說明。如《衡水市志》“凡例”此條規(guī)定既簡明又具自己特色，其寫為：“本志所涉1949年9月30日及以前之紀年，一律使用中國歷史傳統(tǒng)紀年，同時括注公元紀年；如同一歷史傳統(tǒng)年號在同一自然段連續(xù)出現(xiàn)時，僅對首次括注公元紀年。1949年10月1日及以后之紀年，均使用公元紀年。志中所稱‘解放前（后）'，系指1945年12月14日衡水全境解放前（后）；‘新中國成立前（后）'、‘建國前（后）'，系指1949年10月1日中華人民共和國成立前（后）。”
?。ò耍┤说胤Q謂
人地稱謂通常要交代志書敘事所采用的人稱，以及對人物、職官、地方、單位、機構(gòu)、團體、會議、文件稱謂的規(guī)范做法及其簡稱的使用方法。如志書中涉及外國人名、地名，還需交代其使用及翻譯依據(jù)?！短粕绞兄尽穂6]“凡例”此條在對各類一般性人地稱謂作出規(guī)定的同時，還對通行于本市的一些習慣稱謂作了說明。其如此寫道，“全市系指10縣、5區(qū)、2農(nóng)場；市區(qū)系指市轄5區(qū)、2農(nóng)場；老市區(qū)系指路南、路北區(qū)”。
?。ň牛?shù)字及寫法
首先應(yīng)明確志書對不同數(shù)據(jù)的處理原則，其次要交代各類數(shù)字的書寫方法。其原則大多為“凡有統(tǒng)計數(shù)字的均采用統(tǒng)計數(shù)字，無統(tǒng)計數(shù)字時則采用部門數(shù)字”。書寫方法卻有較大變化，首輪志書依據(jù)的是國家語言文字工作委員會等7部委1986年12月31日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》，而1995年12月頒行的《中華人民共和國國家標準·出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》（GB/T15835-1995）又增加不少新規(guī)定，制定續(xù)志凡例時亦應(yīng)據(jù)此遵行。
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此條主要明確志書對不同歷史時期計量單位的使用方法及依據(jù)。一般采用分段處理的方法，即中華民國時期及其以前遵從當時通例，中華人民共和國成立以后一律按照1993年國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的國家標準《量和單位》執(zhí)行。
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人物入志規(guī)定比較復雜。首先要明確交代人物立傳的基本原則、入傳標準及排列方式；其次要交代人物表、人物錄的選錄范圍和排列方法；最后是對以事系人的對象及做法予以說明。此條寫法眾多，各有千秋。如《衡水市志》“凡例”第十一條規(guī)定，“堅持生不立傳的原則，僅為對社會發(fā)展有重大建樹的衡水籍名人和在衡水有突出貢獻的客籍人士立傳。為儆誡后人，對于在衡水有較大影響的反面人物也予立傳。立傳者以卒年先后排序。在世人物均不立傳。對業(yè)績卓著者，采用‘以事系人’方法散記于有關(guān)章節(jié)或列入相關(guān)名表”?！?/p>
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主要向讀者介紹各篇章附錄、志末總附錄以及雜志等志尾部分入選內(nèi)容的原則及編排方法。有些志書不單設(shè)此條，而將相關(guān)內(nèi)容在結(jié)構(gòu)層次一條簡要交代?！?/p>
（十三）資料來源
向讀者說明志書所采用資料的主要來源、出處及考訂核實情況，以便后人查考或研究。如《靈壽縣志》[7]“凡例”此條寫道：“本志所用資料，廣征博取于各級檔案館檔案、圖書館藏書、靈壽舊志（清康熙、同治本）、歷史著述、歷史文物、散佚的各種報章雜志及各有關(guān)部門、當事人、知情人提供的資料。各種資料業(yè)經(jīng)反復考證核實，為節(jié)省篇幅，編纂時一律不注明出處?！薄?/p>
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主要說明志書編寫中對一些特殊問題的處理原則和方法。一般包括：有別于他志的篇目設(shè)置問題，書中涉及的重大政治問題，如何反映地方特色問題，與舊志或前志關(guān)系問題，志書記載重點問題，以及其他條款尚未包容的問題，都可單列條款說明。此類條款是凡例中最能體現(xiàn)志書特色的內(nèi)容，應(yīng)把它視為撰寫的重點。如《景縣志稿（1986～2003）》“凡例”第四條向讀者交代：“本志對具有開拓性、全局性、影響深遠且地方特點突出的重要事物作升格處理。如將改革、經(jīng)濟總情、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、經(jīng)濟開發(fā)與開放、董仲舒文化研究、南下干部專記等升格成篇，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)中的橡膠制品業(yè)、通訊器材業(yè)升格為章?！薄?/p>
?。ㄊ澹η爸狙a遺與糾誤
如果是續(xù)修志書，制定凡例時還應(yīng)把續(xù)志對前志補遺與糾誤的做法向讀者交代清楚。如《豐南縣續(xù)志（1986～1993）》[8]“凡例”第七條就這樣寫道：“本志對前志的失誤、缺漏，采取了補前志之無、詳前志之略、糾前志之誤的方法，除在有關(guān)篇章中進行補正外，在志尾還專設(shè)‘補遺’和‘勘誤表’?！薄?/p>
（十六）其他需要說明的問題有的志書凡例內(nèi)容詳盡，除上述條款外，還對志書取名、編纂目的、域內(nèi)所轄政區(qū)排序以及所使用的文字、標點符號、貨幣、常用名詞或概念簡稱等具體問題也分別作出規(guī)定或說明?！?/p>
二 凡例的形成過程
實踐表明，擬寫一篇好的修志凡例，執(zhí)筆者不僅要具備豐富的方志理論知識、深厚的文字功底和對所修志書全盤明了，還要歷行4個必經(jīng)步驟。第一步為草擬階段。志書框架確立后，要根據(jù)本地實際情況并參照出版志書及時擬寫凡例草案，并用以指導所有修志人員征集資料和編寫初稿。對此，山東省第一屆地方志編委會主任王眾音曾有一段精到的論述，他說：“凡例擬定了，才能擬定篇目和行文規(guī)定。凡例不是首先擬定，而是在志書寫成之后再去補寫，就顛倒了次序。要是最后才擬定凡例，它就起不到規(guī)范編纂的作用?！盵9]
第二步為修訂階段。修志伊始所擬定的凡例初稿是不可能一步到位的，隨著修志工作的不斷發(fā)展和對于地情認識的逐步深入，對于初始擬定的凡例還要不斷地予以修改和完善。特別是主編對分志初稿總纂之前，尤須注意廣泛征求初稿撰寫人員對凡例草案的意見，并根據(jù)新出現(xiàn)的情況認真修訂，使之更加符合志書編寫實際，以便指導和規(guī)范總纂。
第三步為評議階段。志書初稿完成后要召開評審會，在邀請專家學者評審志稿時，應(yīng)將凡例初稿一起送審（最好是把評議凡例初稿也列入會議議程，專請一位對志書凡例有研究的專家為凡例把關(guān)），這不單為評稿人員鑒別志稿是非正誤提供編纂依據(jù)，也可使凡例初稿在評審中受到進一步檢驗，為最后確定一個嚴謹完備的好凡例充實一些較高層次的意見。
第四步為定稿階段。即在志書評稿之后，在廣泛吸收各方面意見的基礎(chǔ)上，再對凡例初稿的條款構(gòu)成、文字表述、排列順序等進行全面修訂，從而使之成為一個內(nèi)容齊備、文字精美、排序科學的好凡例。
三 制定凡例應(yīng)注意的幾個具體問題
從首輪修志實際情況看，在凡例撰寫方面存在問題的不在少數(shù)，這里僅提出幾個主要問題引以為戒。一是未把制訂凡例當做要務(wù)對待。有的地方志辦公室對制訂凡例不夠重視，直到志稿編成送審時才匆忙湊上幾條充數(shù)；還有的不從本地實際出發(fā)，機械模仿別地凡例，使凡例同志書形成兩張皮。二是凡例內(nèi)容缺漏太多，有的志書僅設(shè)有幾條通例，條款規(guī)定不能覆蓋整部志書，滿足不了修志和用志需要。三是不能充分體現(xiàn)地方特色，有的通例較多，特例較少，缺乏個性和特點；有的把一般出版物的具體規(guī)定統(tǒng)統(tǒng)搬進志書凡例，條款繁瑣，文字冗長，使人得不到真正要領(lǐng)。四是凡例規(guī)定與志書正文各行其是，互相矛盾，此類問題多出現(xiàn)在漢字和阿拉伯數(shù)字、公制和市制、簡化字和繁體字、公元紀年和中國歷史傳統(tǒng)紀年的混用不清方面。五是凡例行文拖泥帶水，文字表述不夠嚴謹和縝密，失卻了志書凡例開門見山、條理分明的法規(guī)式行文特點。六是凡例置放位置和各條款排列順序欠科學?！?/p>
撰寫凡例既不同于一般的理論性闡述，也有別于一般的技術(shù)性說明。凡例作為一志之法，其行文就應(yīng)像制定法規(guī)、條例那樣明快、簡潔、縝密和有分寸。具體說來應(yīng)把握四點，一是撰寫凡例如同撰寫法規(guī)，從內(nèi)容到形式要講究條理性，文字表述應(yīng)簡明扼要，使人一目了然。二是每個條文應(yīng)標明序碼，可不列例名，更不必劃分自然段。三是一個條文最好說一項內(nèi)容，不要兼顧其他。四是在簡明實用的基礎(chǔ)上，盡量講求一點章法和文采。志書交付出版之前，尤應(yīng)注意調(diào)整凡例條文的表述語氣，要把“應(yīng)該”、“必須”之類的詞語改為“采用”、“力求”之類的詞語，以使凡例由編者的編纂法則變?yōu)樽x者的閱讀指南。五是正確排列凡例順序。此類問題包括凡例在志書中的位置和凡例條款順序兩個方面。從出版志書看，凡例大多位于序言之后、目錄之前，但也有置于序言之前或目錄之后者。如果按照科學思路編排，凡例在志書中位于序言之后、目錄之前的編排順序應(yīng)是合理的。而凡例諸條款的排列順序，一般應(yīng)是指導思想、編纂原則、記敘范圍、上斷下限居于前，結(jié)構(gòu)層次、志書體例、人物入志原則及方法居于中，特殊問題、行文規(guī)則、資料來源列于后。
注釋：
[1]《張家口市志》，中國對外翻譯出版公司，1998年。
[2]《衡水市志》，方志出版社，2002年。
[3]《井陘縣志（1985～2004）》，新華出版社，2006年。
[4]《武強縣志》，方志出版社，1996年。
[5]《邢臺縣志》，新華出版社，1993年。
[6]《唐山市志》，方志出版社，1999年。
[7]《靈壽縣志》，新華出版社，1993年。
[8]《豐南縣續(xù)志（1986～1993）》，方志出版社，2003年。
[9]《王眾音在山東省第五次地方志工作會議上的講話》，轉(zhuǎn)引自張景孔《“凡例”漫議》，《山東史志叢刊》1989年第1期。
?。ň幮＃褐x捷 審核：張晶萍 排版：劉云鋒）
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