根據(jù)省市續(xù)修第二屆志書的部署，鄭州市管城回族區(qū)于2003年7月召開了區(qū)直70多個單位領導和修志人員參加的續(xù)志動員大會，區(qū)長劉煥成、區(qū)委副書記郭桂琴、主管副區(qū)長舒安娜就編寫區(qū)志的重要意義及編寫要求分別作了講話。為了在編寫區(qū)志的同時，抓好轄區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)志、街道志、部門志的編寫，借續(xù)志動員大會的有利時機，要求轄區(qū)3個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、9個街道、業(yè)務性強有經濟實力的部門以及經濟較強的明星村編寫本身的志書。會議以后，經過建立組織、宣傳發(fā)動、培訓骨干、收集資料、編寫初稿、統(tǒng)一印刷等階段，至2006年底，共完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)志3部、街道志9部、部門志15部、村志2部，使轄區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道沒有留下一個修志空白點。正式出版的有《十八里河鎮(zhèn)志》、《南曹鄉(xiāng)志》、《圃田鄉(xiāng)志》、《北下街街道志》、《西大街街道志》、《教育志》、《農業(yè)志》、《國土資源志》、《建設綜合開發(fā)總公司志》、《南五里堡村志》等。其中,《十八里河鎮(zhèn)志》、《教育志》、《農業(yè)志》、《土地志》、《南五里堡村志》榮獲鄭州市史志成果一等獎。
在基層志編寫過程中，針對存在的實際問題，管城回族區(qū)史志辦采取了一些行之有效的措施，并且取得了明顯成效。
一、建立強有力的組織機構網絡。區(qū)長任區(qū)編纂委員會主任，四大班子副職擔任副主任，區(qū)直單位一把手擔任編委會成員。區(qū)長與各單位行政一把手簽訂目標責任書，并加蓋單位公章。編寫基層志的單位有一位副書記主抓，配備3至5名編寫人員。
二、召開以點帶面、以會代訓的培訓會。2003年7月，續(xù)志動員大會后，區(qū)志辦利用雙休日，對各單位主編和編輯120人進行了業(yè)務培訓。請省市修志專家到會講課，從續(xù)志的宣傳發(fā)動、資料收集到總纂等作了詳盡的講解輔導，并請《十八里河鎮(zhèn)志》和《南五里堡村志》的主編作了經驗介紹。另外，應一些單位的要求，分系統(tǒng)召開了一些小型的培訓會。如區(qū)教體局下轄幾十所學校，需要每個學校提供續(xù)志資料，區(qū)志辦在區(qū)教體局召開全區(qū)文教系統(tǒng)續(xù)志動員會時，及時派兩位有經驗的老編輯到會為他們講課，取得了良好的效果?，F(xiàn)在，每個學校都編成了一本校志，《區(qū)教育志》也正式出版發(fā)行，并取得鄭州市史志成果一等獎。
三、召開形式多樣的座談會。針對各單位參加編寫工作的年輕人較多，剛接觸這項工作摸不著頭緒的現(xiàn)狀。管城區(qū)史志辦先后到區(qū)農經委、區(qū)建設局、區(qū)經貿委、區(qū)統(tǒng)計局、東大街街道辦事處、二里崗街道辦事處、航海東路街道辦事處、南曹鄉(xiāng)等單位進行座談輔導，人員少時就把他們請上來，進行個別輔導，先后共有130多人參加了座談輔導。通過座談輔導，使他們學會了如何收集資料與掌握利用資料，克服了不敢寫、不會寫的思想，很快進入了角色。
四、召開經驗交流會。在資料收集和初稿編寫當中，區(qū)志辦隨時掌握各單位的進度，在條件成熟的情況下，在區(qū)農經委召開了區(qū)政府各部門的經驗交流會，有30多位編輯參加，區(qū)農經委、區(qū)人防辦、區(qū)人事勞動和社會保障局分別作了經驗介紹；在區(qū)檔案局召開了區(qū)委各部門的經驗交流會，有20多人參加，區(qū)檔案局局長作了經驗介紹。通過召開經驗交流會，各單位之間相互學習，取人之長，補己之短，鼓勵先進、督促后進，有力地推進了工作的進展。
五、召開匯報會。針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、辦事處工作頭緒多，任務重，編輯人員不穩(wěn)定等特點，在南關街道辦事處召開了鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處續(xù)志編寫情況匯報會，3個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、9個街道辦事處把本單位編寫的稿件帶到會上進行現(xiàn)場交流，每個單位都作情況匯報，并結合存在的問題，提出今后的意見。會上南關街道辦事處和南曹鄉(xiāng)把他們的做法向與會人員作了經驗介紹。同時，區(qū)志辦對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處的實際情況進行了認真分析，并提出具體要求：（1）新建的單位，如紫荊山南路、西大街、東大街等街道辦事處，由于任務量小，要克服等等看的想法，要求其提前完成街道志的編寫任務；（2）原來的老街道辦事處，如北下街、城東路、隴海馬路、南關、二里崗等，限定完成時間完成街道志的編寫任務；（3）東城鄉(xiāng)由鄉(xiāng)改為航海東路街道辦事處，管轄的范圍和原來的大不一樣，由于情況特殊，必須分兩個階段進行敘述，任務量比較大。根據(jù)他們的實際情況，區(qū)志辦親自為他們制定了篇目，并多次下去個別指導，最后，完成一部名為航海東路街道志，后附東城鄉(xiāng)資料。
六、派專人到單位收集資料。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處編寫人員一直不穩(wěn)定，初稿報不上來。管城回族區(qū)史志辦經過和單位領導溝通，派出專人幫助他們收集資料、編寫初稿。這樣既保證了志書進度又保證了質量。
七、建立督查通報制度，分階段進行督查。首先，讓各單位在規(guī)定的時間內把承編責任書、編纂領導小組名單和續(xù)志篇目上報區(qū)總編室，對篇目不合格的單位讓他們作適當?shù)恼{整，并把完成情況及時在管城快報和政府網上進行通報；其次，在資料收集階段，總編室人員進行分工合作，深入各單位進行摸底調查，既督查了他們的工作，又幫助他們解決了一些實際問題，然后把有關情況進行匯總，在網上進行發(fā)布。另外，在出成果階段，區(qū)政府辦公室以明電的形式發(fā)出通知，提出要求、限定時間報送送審稿。
八、統(tǒng)一版式、定點印刷。根據(jù)省市編寫第二屆志書有關印刷質量的要求，為抓好志書出版階段工作，節(jié)約印刷經費，管城回族區(qū)史志辦采取統(tǒng)一版式、統(tǒng)一規(guī)格、定點印刷等一系列措施，確保志書印刷質量。正式出版的志書，根據(jù)字數(shù)，分16開本和大32開本；內資出版的街道志單獨出版；內部出版的部門志，作為區(qū)志叢書進行排列出版。
以上是我們在督促、編寫基層志的實踐中摸索和總結出的一些浮淺認識和體會，談不上經驗。但我們愿意把我們的想法和做法為正在編纂和準備編纂基層志的單位提供借鑒，共同提高志書質量。
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