《鄭州年鑒》1985年創(chuàng)刊，其起步在全省乃至全國都是比較早的。1989年，將年鑒更名為便覽，。1996年，鄭州市又適時將《鄭州便覽》改名為《鄭州年鑒》，與創(chuàng)刊時的稱謂保持一致。截至2009年，《鄭州年鑒》累計編纂出版25卷，每年一卷，從未間斷。
回顧《鄭州年鑒》的編纂出版歷程，我們深深感到，要辦好一部地方綜合年鑒，必須做到“四要”：
一、要深刻認識年鑒的獨特作用
地方綜合年鑒地位獨特、作用獨特，是其他地情文獻不可替代的。即使從地方志自身的角度看，也具有獨特的作用和價值。所以，地方綜合年鑒應當早辦、辦好。
首先，它是地方志推向社會的“短平快產(chǎn)品”。地方綜合年鑒是年度性刊物，啟動時間早，編纂周期短，出版速度快。一個地方各行各業(yè)、方方面面的工作和發(fā)展情況，在次年的年鑒中就可以得到全面反映，這就為工作總結、領導決策、學者研究、社會利用等提供了便利。每年的年鑒資料連續(xù)起來、系統(tǒng)下去，又為日后的修志工作奠定了基礎?！多嵵菽觇b》創(chuàng)刊以來，每年向社會各界的贈閱和發(fā)行量都在1000冊以上，發(fā)揮了應有的作用。鄭州市首屆和二屆志書的編纂，也都從年鑒中提取了大量有用資料。
其次，它是地方志部門的“形象產(chǎn)品”。地方志機構成立后，其“主業(yè)”自然是修志。但是，志書的上下斷限長、編修周期長、短期內不易彰顯成果。就《鄭州市志》而言，首屆志書斷限數(shù)千年，編修用了近二十年；二屆志書雖然斷限是十年，但編修也用了近十年。這樣一來，就出現(xiàn)一種奇特現(xiàn)象：一方面是地方志部門年年忙忙碌碌，另一方面是社會上遲遲看不到地方志部門的成果。以至于社會上普遍認為地方志是清閑部門，整天沒有啥事。有些基層地方志機構因此被合并或撤銷了。當時認為《鄭州年鑒》起步早且逐年編纂，使市地方志在搞好“主業(yè)”的同時，找到了頗具價值的“副業(yè)”，每年都有一部“作品”問世，一定程度上修正了社會偏見，改變了地方志部門“清閑無事”的形象。當然，國務院《地方志工作條例》頒布后，綜合年鑒編纂也成了史志部門的主業(yè)之一。
第三，它是改善地方志經(jīng)費條件的“特殊產(chǎn)品”?！多嵵菽觇b》創(chuàng)刊以來，每年都向社會各界征集一定數(shù)量的彩色圖片，制作成彩色插頁收入年鑒。這樣，不僅圖文并茂，提升了刊物品位，而且通過彩頁征集和發(fā)售書籍，取得了可觀收入，彌補了地方志部門的經(jīng)費不足，使自主改善工作條件成為可能。近幾年來，鄭州市地方志新添置的5部汽車和多次組織的全員外出考察活動，其資金來源均系年鑒收入。
二、要合理配備年鑒的編采隊伍
年鑒是大部頭刊物。就《鄭州年鑒》而言，資料征集涉及全市140多家單位，成書文字量150萬字左右，彩色插頁100頁以上。如此大的工作面和工作量，需要一支職責明確、適應崗位、各具特長的文字編輯和彩頁征集隊伍。
首先，要有“坐得住”的文字編輯隊伍。文字工作的特點是默默耕耘、勞心費神。遴選文字編輯時，除考察其文字功底外，更要觀察其性情。一般情況下，文字功底強、喜靜厭動、性格內向的人，更適合做文字編輯。因為這種類型的人不愿意夸夸其談、迎來送往、燈紅酒綠，更愿意靜靜的坐在那里搞點學問。《鄭州年鑒》的文字編輯，多數(shù)是這樣的人，其中有好幾個都是大學中文系畢業(yè)，出了學校門就進年鑒門，與《鄭州年鑒》相伴二十余年，感情真摯，癡心不改。
其次，要有“跑得開”的彩頁征集隊伍。彩頁征集的特點是四處奔跑、“求神拜廟”。選擇彩頁征集人員時，其懂不懂文字在其次，關鍵是要有公關能力。一般地，性格外向、好動惡靜、能喝會說的人，更適合做此類工作。與鄭州年鑒合作十余年的一批人員，就具有這些能量。他們文化不是太高，但熟悉交際、人情練達，工作中低得下身份、說得出軟話、吃得了苦頭。他們與年鑒部門合作，既能完成額定上交任務，自身還有可觀收益。且征集過程中講策略、有技巧，被征集單位也沒有什么意見，達到了多贏的目的。
反之，若讓喜靜厭動的文字編輯去搞彩頁，他們會很為難。彩頁征集過程中若沒有策略技巧、直來硬去，會導致應征單位怨言一大堆，還可能出現(xiàn)上訪告狀等事情。若讓好動惡靜的彩頁征集人員去編書稿，他們也耐不了那份寂寞、吃不下那碗飯。細致分工，各有側重，是現(xiàn)代社會的特征，正所謂魚與熊掌不可得兼。當然，能找到全才、通才的單位，是不受上述觀點和經(jīng)驗制約的。
三、要科學梳理年鑒的工作思路
首先，要科學制定年鑒的編纂流程。就《鄭州年鑒》而言，我們的編纂流程是：資料征集（文字及圖片）――稿件編輯（文字編輯和彩頁設計）――校排定稿（三排三校）――印刷發(fā)行（贈閱及出售）。鑒于稿件編輯是流程的中心環(huán)節(jié)，文字記述是刊物的主體內容，我們又將文字編輯細分為初編、復編、統(tǒng)編三個階段。
其次，要合理設置年鑒的技術職務。在擴大影響方面，我們通過設立編纂委員會以及名譽主編、特約主編、特約顧問等方式，發(fā)揮在職及離職重要領導的社會影響力，提升年鑒編纂質量。在日常工作方面，鄭州年鑒編輯部設主編一人，主要職責是營造環(huán)境、策劃設計、總纂把關和流程控制。設常務副主編一人，負責編輯部的日常工作，側重文字和彩頁的總體把關。設副主編一人，除具體文字工作外，兼顧編校過程中的協(xié)調工作。此外，配備文字編輯和裝幀設計3～5人，負責文字及圖片的編輯工作。
第三，要有效控制年鑒的編印進度。為保證編纂流程的順利進展和各項工作的具體落實，必須將目標任務分解到每個工作人員，并明確完成任務的時間界限。《鄭州年鑒》的具體要求是：3月15日前完成資料征集（圖片征集時間可適度延長），5月15日前完成稿件初編，6月25日前完成稿件復編，8月15日前完成稿件統(tǒng)編，9月30日前完成校排定稿，10月31日前完成書籍印刷，12月31日前完成書籍贈閱發(fā)行。
第四，要精心搞好年鑒的具體編輯。這方面的工作任務很重，業(yè)務和技術要求也很多，但其中最主要的是搞好年鑒的體例規(guī)范、框架設計、條目提煉和文字把關。在體例和框架方面，既要保證資料信息全面、真實、新穎，又要使其分類合理、歸屬正確、查詢方便。就條目和文字而言，要盡量通過編輯的剪裁、調理和濃縮，達到選題獨到、標引精確、信息量大、凝練順暢的要求。改革開放以來，全國舉辦過四屆年鑒編纂出版質量評比活動，《鄭州年鑒》參加了三屆評比，次次獲獎。特別是去年，2009卷《鄭州年鑒》榮獲第四屆全國年鑒編纂出版質量評比綜合一等獎，同時獲得條目編寫和裝幀設計兩個專項一等獎。
四、要精心營造年鑒的外部環(huán)境
首先，要爭取政府部門的關懷。地方綜合年鑒一般都是政府主辦、地方志承辦，因此，利用好政府這面大旗不僅名正言順，而且好處多多。實踐中，我們積極與政府辦公廳搞好關系，做到嘴勤腿快。辦公廳及政府領導要情況信息和書籍資料時，年鑒編輯部及時迅速地予以辦理。平時主動向辦公廳歸口處室和分管副秘書長匯報工作，并通過他們爭取向秘書長、分管副市長乃至其他市領導匯報情況，為年鑒爭取好的工作環(huán)境和經(jīng)費支持。目前鄭州年鑒編輯部的7間辦公用房，就是市領導親自督辦落實的。在上級要求停辦市級以下年鑒時，市領導積極支持《鄭州年鑒》改名《鄭州便覽》繼續(xù)出版。市政府辦公廳每年都為年鑒工作專門下發(fā)兩個文件，部署資料征集和書籍發(fā)行等工作。
其次，要爭取撰稿單位的支持。年鑒的文字和圖片資料由全市各單位提供，離開他們，年鑒難為無米之炊。在與撰稿單位尤其是撰稿人密切關系方面，我們一是積極予以業(yè)務指導，使其熟悉年鑒的體例和寫作特點，撰稿時輕松不作難。二是能提供方便時盡量提供方便，比如及時向撰稿人發(fā)放稿費，向提供圖片資料的單位免費贈送書籍，遇到年鑒業(yè)內會議及外出考察機會時盡量通知有條件的撰稿單位派員參加等。良苦用心有回報，盡管目前年鑒約稿依然是業(yè)內難題，但《鄭州年鑒》的140多家撰稿單位都能按要求完成供稿任務。
第三，要爭取出版印刷單位的協(xié)作。年鑒是公開出版物，離不開出版社和印刷廠的配合?！多嵵菽觇b》編印初期，用的是內部刊號，委托的印刷廠也幾經(jīng)變化。后來，逐漸感覺到此種方式不易保證出版日期和印刷質量。1990年之后，我們就選擇印刷資質比較高的河南省新華二廠作為固定印刷廠家，一直合作到今天。1996年之后，隨著《鄭州年鑒》變使用內部刊號為使用公開書號，我們又與中州古籍出版社建立了固定協(xié)作關系，也是一直合作到現(xiàn)在。合作過程中，我們以平等的心態(tài)和交朋友的方式共事，關系十分融洽。中州古籍出版社在提供書號、審稿把關、辦理準印手續(xù)等方面都積極為我們提供便利，從沒有耽誤書稿的交印日期。河南新華二廠不但在印刷裝訂過程中精益求精，而且在彩頁編排、封面設計等環(huán)節(jié)給我們提供備選方案，促進了《鄭州年鑒》編印質量的提高。
以上所講，并非什么經(jīng)驗，只是我們編纂年鑒過程中的一點粗淺體會。并且，有些認識和體會還有劍走偏鋒的感覺，不夠中規(guī)中矩。謬誤不妥之處，敬請領導和同行批評指正。
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