地方志的歷史已綿延數(shù)千年之久，但為志書編制索引，卻是自20世紀初始，是新文化運動促進了方志索引的編纂。社會主義第一屆方志開始時，對索引的編制重視不夠。到20世紀90年代的時候，一些專家學者和有識之士大聲疾呼要為新編地方志編制索引，為方志界吹來了一股新風。
此后，志書索引編制逐漸受到重視，編有索引的志書日漸增加，以浙江為多，如浙江省《紹興市志》、《寧波市志》、《桐鄉(xiāng)縣志》、《臨安縣志》等；1999年《安徽省志.人物志》也在書后編寫了簡單的人名索引；2000年,湖北武漢市為市志28卷計1200萬字的志書編寫的120多萬字的《索引卷》出版。目前已出版的續(xù)志，基本都編寫了索引。如《濉溪縣志續(xù)編》和上?！都味h續(xù)志》等都編了索引。中國地方志指導小組在1997年5月8日下發(fā)的《關(guān)于地方志編纂工作的規(guī)定》第三章第十六條明確規(guī)定，今后“全書要附有索引”。索引按規(guī)定已是志書的有效組成部分，志書索引的編制已成為擺在志書編纂者面前的工作任務(wù)。
由于志書編制索引較晚，實踐經(jīng)驗和理論研究都不多，筆者就此談些學習和工作中的體會，以祈對社會主義的方志事業(yè)有所裨益。
一、索引編制的重要性和必要性
1.方便讀志用志的需要
清代章學誠主張志書要經(jīng)世致用，當今修志，李鐵映同志指出“修志的目的在于用志，不僅為當代人用，也為后代人用。”而現(xiàn)在讀者查閱志書往往只有按目逐頁地尋找。不要說普通用戶，就是我們熟悉志書分類方法的方志工作者有時找材料也難免有“按目逐頁查找”的痛苦體驗。
胡適先生早在1923年就提出：對材料進行索引式的整理，是解放學者精力的有效辦法，并主張把一切大部分的書或不容易檢查的書，一概編成索引，使人人能用。
志書是資料書，同時又是工具書，如果沒有一種快捷、便利可供查閱檢索的工具，志書的實用性就很難發(fā)揮。
2.彌補目錄檢索功能之不足
往屆志書基本承襲我國古代典籍只有目錄沒有索引這一傳統(tǒng)，古代志書設(shè)目簡單，其中涉及自然科學方面的內(nèi)容甚少，利用目錄基本可解決檢索問題。而當代地方志的門類繁雜，且篇目設(shè)計是按類橫排，在檢索查找資料時目錄層次的局限性便表現(xiàn)出來了。通常，在志書目錄中只收到章節(jié)體的節(jié)和條目體的中類為止。而實際上，目、子目以及小類才是志書的寫實部分，對查閱的用戶才是重要的。
3.彌補分類造成的信息不確定性和隱匿性
事物本身是復雜的，具有多種屬性。志書在分類時又無統(tǒng)一標準，往往只采用其中的一種屬性作為標準，如“自然保護區(qū)”，有的歸類為自然環(huán)境志，有的歸類為林業(yè)志、還有的歸類為旅游志。由于事物屬性的多樣性，常只有一種屬性被顯示，其它屬性不是被隱匿，就是被分散。這樣無疑給志書信息檢索帶來了難度。如安徽合肥的人物李鴻章，按照分類法，一般在人物里（顯性信息），但有關(guān)李鴻章的活動在軍事、教育和其他人物傳中還會有涉及，如他的故居還會在“文物古跡”里有記述。這些記述不可能在志書目錄中顯示出來，要查閱與李鴻章有關(guān)的所有信息，如沒有恰當?shù)钠渌鼨z索途徑，只好到《合肥市志》有關(guān)的章節(jié)里按目逐頁地耐心地尋找，給志書使用增加了難度。[Page]
4．索引是信息時代對志書提出的要求
我們現(xiàn)在身處信息社會，信息資源的共貯、共知、共享，已成為全人類共同關(guān)注的大課題。地方志是地方信息的載體，按照信息論的觀點，一部真正實用的、有價值的志書，必須具備三個基本條件：一是豐富的信源（即信息來源，可理解為志書的資料），二是合理的存貯（即信息組織，可理解為志書體例結(jié)構(gòu)），三是暢通的信道（信息傳輸通道）。也就是說，一部內(nèi)容豐富、編排科學、檢索方便的志書，才是一部完整的、有實用價值的志書，三者互相聯(lián)系，缺一不可。目前，志書在信源、合理存貯方面都花了很多功夫，但信息傳輸渠道比較單一，難以實現(xiàn)快捷、準確、有效的檢索目的。
隨著社會文明的進步和科學技術(shù)的發(fā)展，也理應可以建立起符合志書自身特點的各種傳輸信道，除了設(shè)計更為科學的志書目錄之外，文字、圖形、代碼、聲頻、視頻等信息符號，都應當成為志書信息的傳輸通道。
索引采用的是一種代碼信息符號，通過代碼把文字信息轉(zhuǎn)化成特定的信息符號(數(shù)字、字母或其它符號)，然后按照一定的規(guī)則排列成符號序列，供用戶使用。具有簡潔、明快、便于識別和排序等特點。在編制傳統(tǒng)的紙型版志書時，用代碼形式編制索引，既經(jīng)濟又實用，是建立新型志書信道的理想選擇。
二、方志索引的概念和功能
（一）索引的概念
索引舊稱“通檢”或“備檢”，英文INDEX,音譯為”引得”。它是屬于目錄學范疇的檢索工具。
索引須具備三個基本要素：一是明確的范圍，如《武漢市志.索引》是局限于《武漢市志》；二是有特定的對象，如《嘉定縣續(xù)志》的主題詞索引，對象是主題詞；三是有科學合理的編排方法，如《安徽省志.人物志》人名索引，是按姓氏筆劃順序；《紹興市志.索引》中，每個索引詞條注明了所在冊、卷、頁、欄別等。
索引既可是一書的索引，如《濉溪縣志續(xù)編.索引》;又可是群書的索引，如《二十四史紀傳人名索引》。
（二）索引的功能
1.索引使志書信息增值
志書本身是一種信息載體。最基本的編纂特點是“事以類從，類為一志”。是將具有相同屬性的地情信息集中在一起進行橫排縱寫，把一個地方的自然與社會、歷史與現(xiàn)狀的各種信息反映出來。
志書索引是以特定的志書為對象，通過編碼方式，對志書內(nèi)容（即信源）進行二次“加工、改造、濃縮、抽象化”，將所有信息均濃縮于一個信源編碼上，并指出所在頁碼。如“李鴻章”這一人物詞條的索引，使志書中有關(guān)“李鴻章”的信息，經(jīng)過抽象化的處理、重新組合，把分散在志書各卷、章的信息內(nèi)容重新集中起來，形成新的信息系統(tǒng)，使志書信息增值。通過編制人名索引可以把一地（一專業(yè)）的人物和以事系人的人物，一個不漏地匯集起來，為研究地方人才群體提供了一份完整的信息資料。一地共有多少入志人物，不是志書本身的信息，而是通過索引產(chǎn)生的新的信源，是索引使志書信息直接增值的體現(xiàn)。[Page]
2.可以使靜態(tài)的信息產(chǎn)生動態(tài)的效果
志書索引的信息，在沒有人去使用時通常處于靜態(tài)之中，具有相對的穩(wěn)定性。然而當志書為社會所用時，卻可以產(chǎn)生動態(tài)的效果。如浙江《紹興市志》的“地名索引”，揭示了全志涉及上萬個地名的信息，地名在志書中的出現(xiàn)是為真實反映歷史面貌而記載的，是一種偶然現(xiàn)象，但客觀上反映了其他地方與該城市的密切程度。地名索引的統(tǒng)計數(shù)據(jù)反映出，上海在紹興市志中出現(xiàn)次數(shù)最多，說明紹興與上海的關(guān)聯(lián)最密切。
這從另一方面印證了市委、市政府為了尋求發(fā)展機遇，把紹興納入長江三角洲經(jīng)濟區(qū)，接軌上海浦東決策的正確性。索引這一信源在“資治”中的功用得到了現(xiàn)實的體現(xiàn)，成為行政決策的依據(jù)。
3、索引的分類組織方法多樣而靈活，具有更強的針對性和實用性
在志書分類組織法的基礎(chǔ)上，編制索引在信息的再組織、存貯方面，顯得更為自由、靈活和具有實用性。
表現(xiàn)在：一、從出發(fā)點來看，索引是根據(jù)用戶的需求，從志書載體固有的信息出發(fā)，用各種不同的代碼重新組織信息，成為一種新的信息載體，并有效地傳遞給用戶；而志書以完整地反映地情的真實面貌為主要出發(fā)點。二、從存貯信息的標準來看，索引是根據(jù)用戶的不同需要，編制不同類型的索引以滿足不同用戶的需求。志書按分類組織法原則，采用同一種標準來組織、存貯信息。三、存貯信息的形式來看，索引通過對志書信息的抽象化，用數(shù)字、字母、符號等為代碼存貯，使志書更便于檢索。而志書是用各種文字、圖形、表格、數(shù)據(jù)等形式為載體。
三、索引的編制
1.編制索引的原則：
編制志書索引，在范圍、分類、編排、標識等方面，尚無一種規(guī)范的統(tǒng)一標準。但無論采取哪種方法編制索引，都必須遵循以下原則。
一是實用性原則。編制索引是為了推動志書的實際應用，滿足不同用戶的需要，實現(xiàn)志書自身價值并使其增值。因此索引所標引的詞應在志書中有實際意義，在現(xiàn)實生活中有較強的針對性。
二是科學性原則。索引的編制范圍，分類標準要統(tǒng)一，名稱概念要清晰，類目設(shè)置要合理，信息符號要簡潔易識，標引詞要能夠直接指向主題，能揭示所標引內(nèi)容的具體位置，使用戶能一次性直接查找使用。
2．索引所標識的內(nèi)容
當前方志體裁形式主要有“述、記、志、傳、圖、表、錄”等，從所標引的內(nèi)容范圍來講，一般應以專志、人物、大事為主。其中應以各專志章節(jié)中的目和細目為主要標引范圍，志書中的表格、圖照、附錄根據(jù)具體情況，一般不單獨標引。
具體內(nèi)容有：（1）目與子目索引：為了讀志用志的方便，一般都要做此類索引。（2）大事索引：可根據(jù)需要酌情而定。（3）人名、地名索引：人名索引，三級志書都可以做；地名索引市、縣可做，省志的民政或地名志設(shè)此即可，其它專志視情而定。（4）照片、圖表索引：一般說來，此類索引不必單獨編制，采用參見的方法即可。對表格比較多的志書，如物價志和一些經(jīng)濟類專志可編此類索引。（5）名特產(chǎn)（物產(chǎn)）索引：省、市、縣志都可以做。如市縣志編此索引，既宣傳了本地特色，又有可能給本地的發(fā)展帶來機遇。（6）其它類：如專題索引、掌故索引、名勝古跡索引等等。如名勝古跡索引可以促進旅游。[Page]
3.索引的組織形式
地方志是地情的信息載體，內(nèi)容非常豐富，索引的組織方法，從大的方面來說，可分為分類組織法、主題組織法、形式組織法，亦即通常所說的分類索引、主題索引、形式索引。
分類索引：分類組織法，就是以事物的屬性為依據(jù)，把各種事物區(qū)別開來進行編制索引的方法。它包括人名索引、地名索引、物產(chǎn)索引、文物古跡索引以及機關(guān)單位和團體名稱索引等。
主題索引：主題組織法編制的主題索引，包括標題法、關(guān)鍵詞法等類型。如“目與子目索引”就是用標題作為信源編碼的主題索引。此外，還可以編制大事索引、地方掌故索引以及其它專題索引等。注意，主題索引的關(guān)鍵詞要能抓住事物的特征，概念要清楚，內(nèi)涵、外延要有明確界定。
形式索引：是以志書信息的外部特征為標識對志書信息進行重組的形式組織。按這種方法編制的索引有圖照索引、表格索引、文獻索引等。
編纂志書索引時，可根據(jù)需要選用其中的幾種。就已出版的續(xù)志索引來看，索引的類型和內(nèi)容都比較單一，如《濉溪縣志續(xù)編》只設(shè)了“子目索引”和“人物索引”，上海《嘉定縣續(xù)志》只有“主題內(nèi)容索引”一種，要實現(xiàn)為多種用戶服務(wù)的功能，還需要適當增加索引的種類。
四、制作索引要注意的幾點
在編制索引的時候，既要遵循索引自身的一般規(guī)律，又要適應用戶的使用習慣，方法要簡便實用，規(guī)模要適當，手段要采用現(xiàn)代電子技術(shù)，等等。具體列舉如下：
1.索引名稱要規(guī)范。要方便讀者分析掌握、檢索利用。
2.索引應編制凡例或說明。索引由于編制對象不同，在編制范圍、選目標準、標識形式和編排體例等方面，各有不同。通過凡例或說明，使用戶得檢索之要津。
3.檢索方法要簡便實用。在我國現(xiàn)有的部首、筆劃、拼音字母、四角號碼幾種檢索方法中，以按筆劃檢索較為流行，適用性也較廣，其次為按標引詞第一字的漢語拼音字母順序和聲調(diào)排列的拼音字母法。
4.索引規(guī)模要適當。從所見的志書索引看，多者占全志頁數(shù)的11％（《紹興市志》），有的占10％左右（《武漢市志》），少者僅1.07％（《濉溪縣志續(xù)編》）。作為兼有工具書性質(zhì)的地方志，應力求將志書表面的、內(nèi)存的、明顯的、隱匿的、集中的、分散的各種信息進行加工改造，使之成為多元化的、.匯集的、濃縮的、系統(tǒng)的信息，以滿足多種用戶的需要。這樣考慮，索引的規(guī)模還可以適當擴大。
5.有條件的地方，編制索引可以中英文并舉，便于與世界接軌。讓地方志走向世界，更好地為改革開放服務(wù)。
6.編纂方法計算機化。隨著電腦知識的普及，辦公自動化的實現(xiàn)，從人工編纂轉(zhuǎn)向由計算機技術(shù)進行是必然的趨勢。從搜索摘引、排序、合并到排版全部實行計算機化，既加快了編制進度、降低了成本，又提高了索引質(zhì)量。紙型版志書索引還可利用和借鑒電子網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的檢索技術(shù)實現(xiàn)多級、交叉式、全方位、高效的查詢功能，為制作紙型版志書索引服務(wù)。[Page]
7.索引編制應在志書印刷版面定型之后。這時，志書版面已成定局，利用編制索引對志書再審定，過程中如發(fā)現(xiàn)差錯，還有更正的機會。
由于索引編制起步較晚，在方志中的實際應用更少，關(guān)于志書索引的編制目前尚無統(tǒng)一的規(guī)范，更無固定的模式，索引的編制還有待在實踐中逐步完善。安徽省有的地市在編寫年鑒時編制索引，為續(xù)修志書的索引編制積累了經(jīng)驗。
（原載《巴蜀史志》2003年第2期）
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