中國有句古話“治天下者以史為鑒，治郡國者以志為鑒”。地方志以它深厚的文化底蘊、豐富的信息資源，始終得到社會各界的廣泛重視和利用。隨著方志事業(yè)的不斷發(fā)展，地方志文獻信息的管理與應(yīng)用越來越受到人們的關(guān)注，傳統(tǒng)的運作模式已無法滿足現(xiàn)代社會的要求。在全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時代，如何更好地運用現(xiàn)代化管理技術(shù)對地方志文獻信息進行科學(xué)的分類、管理與應(yīng)用已是擺在我們方志工作者面前的一項十分重要課題。
一、地方志文獻信息的現(xiàn)代化管理勢在必行
一部好的志書其資料的豐富與翔實起著關(guān)鍵性的作用，如果我們將志書賦予生命，那么資料就是構(gòu)筑它的血肉和靈魂。在編寫地方志和“讀志用志”的過程中，資料的運用更是重中之重，一直以來，資料的收集、整理、管理與運用十分繁重，消耗了大量的人力、物力、財力和時間。同時，志書也受其價格偏高、分量過重、內(nèi)容龐大等自身因素影響，在宣傳流通和實際運用方面受到了很大阻礙，未能充分發(fā)揮其“資政、教化、存史”的三大社會功能，嚴重地制約了地方志事業(yè)的發(fā)展。原始手工作坊式的工作環(huán)境再也無法適應(yīng)今天快節(jié)奏、高效率的工作需求，適者生存是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然規(guī)律。不改革，事業(yè)就不能發(fā)展、不創(chuàng)新，就只有死路一條。在“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的今天，只有充分利用現(xiàn)代高科技技術(shù)才能圓滿地發(fā)揮出地方志這一古老學(xué)科的文化價值和社會價值。
二、文獻信息的數(shù)字化建設(shè)
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，給地方志工作帶來了全新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，利用先進的計算機技術(shù)和科學(xué)的分類與著錄，將地方志館藏文獻信息進行數(shù)字化處理，并在網(wǎng)上發(fā)布，提供信息咨詢，開發(fā)信息產(chǎn)品，實現(xiàn)資源共享。從而改變了我們的工作環(huán)境和服務(wù)理念、提高了服務(wù)檔次、拓寬了業(yè)務(wù)范圍，最終實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化地方志。
文獻信息的數(shù)字化建設(shè)是一項繁重的基礎(chǔ)工程，要想更好地對地方志文獻信息進行科學(xué)的管理與應(yīng)用，實現(xiàn)資源共享。就必須借助于現(xiàn)代高科技手段，配置一定的硬件（電腦、打印機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備）和相關(guān)管理軟件。將原先的紙版文獻信息錄制成電子版、網(wǎng)絡(luò)版的多媒體文獻信息，錄入后還要有相關(guān)軟件對其進行的管理與維護。各級志辦可以根據(jù)自身條件，建立大型數(shù)據(jù)庫或以網(wǎng)頁形式在政府網(wǎng)上發(fā)布。數(shù)據(jù)庫建設(shè)同樣是一項非常重要的任務(wù)，它直接關(guān)系到數(shù)據(jù)的管理與運用是否高效、便捷，其中包括數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)是否科學(xué)，查詢是否簡便，其安全性、兼容性、可操作性等等因素都要兼顧。由于書刊在印刷時所采用的是方正系統(tǒng)排版，即便保留了印刷時的磁盤，在文本導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫時存在格式轉(zhuǎn)換問題，數(shù)據(jù)庫所采用的是超文本格式，在導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫時需要用TRS-CEL軟件進行格式轉(zhuǎn)換。另外，方志類文獻信息中含有大量的冷僻字，這些問題在實際操作前都要考慮周全，以便方志類文獻信息在互聯(lián)網(wǎng)上能夠更加便捷地流通使用。全國已有山東、黑龍江、吉林等省志辦建立了大型省情數(shù)據(jù)庫，還有一些省份正在建設(shè)當(dāng)中。市、縣志辦以各種形式上網(wǎng)發(fā)布的更是數(shù)不勝數(shù)?？傊?，種類繁多的電子文獻以其信息量大、傳遞迅速、檢索率高、操作性強等優(yōu)勢，逐漸贏得人們的青睞。數(shù)字化技術(shù)在地方志工作中的應(yīng)用已是大勢所趨。[Page]
三、文獻信息的分類與計算機編目
文獻信息的分類與計算機編目是圖書管理人員必須具備的一項專業(yè)技能，其目的是為了分析各類文獻信息的內(nèi)容及屬性，做出客觀、準確的描述，并找到準確定位，以便歸類上架，提供查詢。
1、文獻信息的分類就是以文獻分類法為工具，根據(jù)文獻所反映的學(xué)科知識內(nèi)容與其他顯著屬性特征，分門別類地、系統(tǒng)地組織與揭示文獻的一種方法。隨著地方志事業(yè)的日益發(fā)展，文獻信息的館藏量也在不斷增加，其種類繁多，如：哲學(xué)類、社會科學(xué)類、自然科學(xué)類、綜合性圖書等等各類圖書林林總總。文獻信息的載體也多種多樣：印刷型、縮微型、音像型、電子出版物以及浩如煙海的網(wǎng)絡(luò)信息等等。那么一部新書的入庫首先要根據(jù)圖書分類法（一般采用《中國圖書館分類法》）進行圖書分類，有些圖書跨越的學(xué)科較大、內(nèi)容涉及面較廣,這就需要我們圖書管理人員能夠熟練掌握和運用圖書分類法的分類規(guī)則，以及對文獻分類法和網(wǎng)絡(luò)信息分類法的深入研究，加之日積月累的文化知識素養(yǎng)，才能做到文獻信息的準確定位，認真組織分類排架，建立分類檢索系統(tǒng)。
2、編目是按照一定的規(guī)則，對文獻進行標(biāo)引（分類、主題等標(biāo)引）、著錄、標(biāo)目、目錄組織等整個過程。其作用是全面揭示館藏文獻的內(nèi)容特征和形態(tài)特征，使讀者可以了解和選擇所需要的文獻；另外也是宣傳圖書、指導(dǎo)閱讀以及讀者檢索文獻的重要工具?，F(xiàn)在大、中型圖書館所采用的是國際上流行的機讀目錄（亦稱：馬克格式）：它是以代碼形式和特定結(jié)構(gòu)記錄在計算機存儲介質(zhì)（磁盤、光盤等）上，用計算機識別、處理、編排和檢索的目錄。較原先的卡片目錄先進的多，主要表現(xiàn)在：體積小、密度高、易保存，一次輸入多種輸出，檢索效果好，查全率、查準率高，自動排序，便于修改和維護。地方志館藏文獻主要是以志書、年鑒、地情類圖書為主，專業(yè)性較強，各級志辦可以根據(jù)自己的藏書布局，選擇適合自己的圖書管理軟件，從而提高管理及服務(wù)水平。
四、文獻信息的開發(fā)與利用
隨著全國第一屆新方志的編纂出版工作基本完成，部分省、市方志館、數(shù)據(jù)庫的相繼建立，文獻信息的管理工作日臻完善，館藏結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化、既專又博。文獻信息的社會性全方位開放式服務(wù)和開發(fā)性服務(wù)已是今后資料工作的重點和發(fā)展方向，資料管理部門更要不斷加強自身素質(zhì)建設(shè)、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)檔次。除了提供網(wǎng)上瀏覽查詢或來人調(diào)閱等服務(wù)項目外，同時進行文獻信息產(chǎn)品的開發(fā)，根據(jù)社會各階層信息需求者的要求，提供有關(guān)文獻信息的收集、整理、編輯服務(wù)，多做市場調(diào)研，盡可能滿足社會需求，改變以往資料工作那種舊的只集中收藏、管理而不生產(chǎn)信息產(chǎn)品的服務(wù)模式，利用地方志豐富翔實的地情寶庫和簡便易得的數(shù)字化資源，為社會提供高層次的信息咨詢服務(wù)。另外，根據(jù)社會需要建立特色數(shù)據(jù)庫（作為省情庫的子庫）或編輯、制作、出版一些光盤版電子圖書。如“安徽歷史名人”、“安徽風(fēng)景名勝”、“安徽土特產(chǎn)”等等，邀請一些專家、學(xué)者參與數(shù)據(jù)庫建設(shè)的意見，使特色數(shù)據(jù)庫和電子圖書既有知識性又有趣味性，更加貼近老百姓，適合大眾欣賞品位。這樣既提高了社會知名度和服務(wù)水平，又拓寬了市場，逐步形成地方志信息化、產(chǎn)業(yè)化架構(gòu)。樹立良好的社會新形象。[Page]
五、良好的素質(zhì)是事業(yè)成功的保證
地方志文獻信息的科學(xué)性以及重要的文化價值、社會價值在未來社會的發(fā)展進程中將發(fā)揮其更加重要的作用?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使地方志這一古老的學(xué)科煥發(fā)出年輕的活力。引進現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理人才是我們事業(yè)成功的保證。未來文獻信息的管理是由人和現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的過程，再先進的管理設(shè)備也要由人來操作完成。作為地方志文獻信息的管理人員首先要熱愛自己的專業(yè)，對工作要有認真負責(zé)的態(tài)度以及較高的科學(xué)文化知識和專業(yè)理論水平。自覺地深入研究現(xiàn)代化管理技術(shù)。與時俱進，開拓創(chuàng)新。使地方志文獻信息能夠更好地為社會的進步所利用，為人類的發(fā)展而服務(wù)。讓地方志這朵絢麗的奇葩在信息時代中開地更加燦爛奪目。
?。ū疚陌l(fā)表在《志苑》2002年第6期）
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